Pengertian Folder dan Contonya, Fungsi, dan Cara Membuat Folder
Apa itu Folder? Pengertian Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan atau menampung berbagai file di dalam komputer, baik itu file data, file dokumen, dan file sistem. Folder di dalam komputer, ditunjukkan dengan gambar atau ikon berbentuk map atau amplop coklat.
Folder tersebut berisi file berupa gambar, teks, angka, video, program, slide, dan jenis file lainnya. Jika folder tidak ada, kemungkinan file-file yang tersimpan di komputer tidak tertata dengan baik dan cenderung gabung menjadi satu. Penggunaan folder tersebut dapat membantu kita untuk mengarsipkan data.
Jika mengacu para pengertian folder, seseorang yang bekerja di bagian atau bidang administrasi tentu menggunakan folder sudah menjadi keharusan atau wajib untuk mengelompokkan dokumen sesuai dengan isinya.
Fungsi Folder Pada Komputer
Folder berfungsi untuk menyimpan file atau dokumen dan ada banyak sekali jenis file dan dokumen yang bisa disimpan dalam folder. Bahkan, di dalam folder bisa juga disimpan folder lain atau sub-folder.
Secara umum, aktivitas pembuatan folder pada komputer adalah untuk menyimpan file berdasarkan kategori atau jenisnya. Dengan meng-kategorikan folder yang dibuat untuk memudahkan pengguna dalam mencari dan menemukan file atau dokumen yang pernah disimpan sebelumnya.
Contoh Cara Mengkategorikan folder dalam komputer:
- Folder Foto - Berisi berbagai file foto dan juga sub-folder foto lainnya.
- Folder Video - Berisi berbagai file video dan juga sub-folder video lainnya.
- Folder Musik - Folder yang dibuat khusus untuk file musik seperti MP3, MP4, midi, dan lainnya.
- Folder Dokumen - Folder yang dibuat khusus untuk menyimpan file aplikasi seperti Ms. Word, Ms. Excel dan Presentasi.
Baca Juga: Pengertian Manajemen File
Cara Membuat Folder Pada Komputer
Setelah memahami pengertian folder dan fungsinya, maka kita juga perlu mengetahui cara membuat folder di dalam komputer. Berikut ini adalah cara menbuat folder yang menggunakan sistem operasi Windows:
1. Membuat Folder di Drive Tertentu
- Masuk ke My Computer atau menekan tombol Windows + E pada keyboard secara bersamaan.
- Pilihlah drive atau lokasi tempat kita membuat folder baru.
- Arahkan kursor ke area kosong di drive E, klik kanan mouse, kemudian arahkan kursor ke New > pilih folder.
- Beri nama pada folder yang baru dibuat atau bisa dengan rename folder tersebut.
- Folder berhasil dibuat
2. Membuat Folder di Dekstop
Pada umumnya, membuat folder di dekstop bertujuan untuk memudahkan file yang sering digunakan sehingga tidak perlu repot-repot masuk ke drive di dalam komputer. Berikut ini adalah cara membuat folder di dekstop:
- Setelah PC atau Laptop hidup, klik kanan pada area kosong di dekstop, kemudian arahkan kursor ke New > Klik Folder.
- Beri nama folder yang baru dibuat atau bisa juga dengan rename folder tersebut.
- Folder selesai dibuat.
Baca Juga: Pengertian Hardware Komputer
Tips Manajemen Data yang Baik dengan Membuat Folder
Beberapa orang terkadang sulit melakukan manajemen data dengan membuat folder. Apabila jika file-file yang perlu diarsipkan sangat banyak atau ada duplikat file. Biasanya hal ini bisa membingungkan kita bukan?
Berikut ini adalah tips manajemen data yang baik di dalam folder:
1. Menggunakan File Ekstensi yang Sesuai
Sebaiknya hindari file ekstensi yang tidak bisa dibuka pada dua sistem operasi sekaligus seperti Linux dan Windows. Contohnya pada dokumen Ms. Word, kita bisa menggunakan ekstensi *.doc, dan jangan menggunakan *.odt karena hanya bisa dibuka dengan Open Office saja.
2. Membuat Konsep Penataan
Dengan membedakan masing-masing file sesuai ekstensinya, maka setiap ekstensi bisa dibuat folder untuk memudahkan pencarian. Kita perlu untuk membuat konsep penataan folder yang tepat untuk mengorganisasi file yang jumlahnya banyak.
3. Penamaan File dan Folder
Sesuai dengan pengertian folder diatas, dimana tujuannya untuk mengatur file dengan baik. Sebaiknya kita selalu membuat nama folder dengan benar, jelas, tanpa disingkat dan tidak terlalu panjang. Jika memungkinkan, coba buatlah format penamaan file, sebagai contoh format berikut: (nama konsumen)_(asal)_(invoice atau jenis pesanan). Dengan membuat file khusus tersebut, hal ini akan memudahkan kita untuk mencari file nantinya. Jika file terlihat acak-acakan dan tidak membentuk pola bisa menggunakan nama file dengan panjang 3-5 kata saja.
4. Pengelompokan File dalam Folder
Walaupun file tersebut sejenis atau berada pada satu kelompok folder, jika terdiri dari ekstensi yang berbeda maka buatlah sub-folder untuk memudahkan pembacaan. Contohnya, dalam folder A terdiri dari 4 sub-folder dari masing-masing ekstensi.
5. Menggunakan Ikon Folder yang Unik
Kita juga bisa mengganti ikon default dengan ikon folder yang unik. Tujuaanya, supaya lebih bagus dilihat dan memudahkan pencarian. Contohnya dalam folder berisi file foto, kita juga bisa mengganti ikon folder dengan gambar kamera.
6. Hindari Duplikat File
Sebaiknya hindari adanya file ganda, karena saat kita mencari suatu file dengan menu search, maka akan keluar beberapa file dengan nama yang sama. Tentu hal ini akan membingungkan karena kita lupa mana file yang update terakhir kali.
Jika memang mengharuskan adanya file ganda sebaiknya gunakan format nama file yang berbeda ya. Misalnya, Laporann keuangan 2019 (file 1) dan Laporan keuangan 2019_Revisi 1 (file 2). Dengan nama format berbeda akan memudahkan kita mendapatkan file terupdate.
7. Back Up File
Kita tidak pernah tahu kapan komputer mangalami eror atau bahkan mati total, sebaiknya kita sering-sering melakukan back up data. Contonnya, dalam kurun waktu 1-2 minggu sekali data-data di backup dengan CD atau DVD.
Baca Juga:
Demikian ulasan mengenai pengertian folder, fungsi, cara membuat folder, dan tips manajemen data dengan baik di dalam folder. Semoga bermanfaat!